Сколько стоит CRM для малого бизнеса и как не переплатить

Когда спрашивают, сколько стоит CRM, обычно открывают три сайта, находят колонку «₽ за пользователя в месяц» и берут то, что дешевле. Логично. И почти всегда мимо.

Цена на сайте — это цена доступа. А стоимость CRM определяется тем, во что этот доступ превратится через полгода: в рабочий инструмент или в дорогой архив, куда заглядывают по пятницам. Разберём, из чего эта стоимость складывается на самом деле, где переплачивают чаще всего и как проверить систему до первого платежа.

Подписка — единственная строка расходов, которую видно заранее. Остальные появляются по дороге, и почти никто не складывает их в одну цифру.

Условный пример: восемь менеджеров, тариф 1 000 ₽ на человека в месяц. Выходит 96 000 ₽ в год, и вопрос вроде закрыт. Теперь добавьте два дня, когда вместо звонков команда училась пользоваться системой. Это шестнадцать человеко-дней зарплаты. Добавьте настройку, которую делал подрядчик: нередко она обходится дороже подписки за весь первый год.

Для малого бизнеса главная скрытая статья вообще не в этой таблице. Это время собственника. Пока он двигает этапы воронки и придумывает поля, он не продаёт.

Тарифы устроены лесенкой. Вам нужна одна функция, например напоминания по сделкам, а она есть только со второго тарифа, где вместе с ней идёт ещё двадцать. Руководитель думает: пригодится. Через полгода у него тридцать настроек, которых никто не касался.

Неиспользуемая функция не бесплатна. Она стоит денег в тарифе и стоит внимания в интерфейсе: каждое лишнее поле в карточке сделки отнимает секунду при каждом заполнении, у каждого менеджера, по каждой сделке. Менеджер не жалуется. Он просто перестаёт заполнять то, что кажется ему лишним, а заодно и то, что лишним не было.

Отсюда неприятный вывод: чем богаче CRM функциями, тем выше шанс, что она будет заполнена наполовину. Это не повод искать самую примитивную систему. Это повод покупать функции под сегодняшний процесс, а не под воображаемую компанию через три года.

Типичная картина. В компании двенадцать человек, куплено двенадцать мест. Реально в CRM работают пятеро: три менеджера, руководитель и тот, кто принимает звонки. Остальные семь — бухгалтер, склад, мастера — получили доступ «на всякий случай» и ни разу не заходили. Места при этом оплачиваются каждый месяц.

Поэтому вопрос к тарифу звучит не «сколько нас», а «сколько из нас вносят данные каждый день». Платить нужно за тех, кто пишет в систему. Тем, кому нужно только смотреть, проще присылать отчёт в почту или мессенджер.

Тарифы CRM обычно строятся по одной из трёх моделей: цена за каждого пользователя, пакет на фиксированное число людей, безлимит по людям с ограничениями по функциям или сделкам. До пяти человек чаще выгоднее оплата за пользователя, с ростом команды — пакеты. Но ловушка в другом: посмотрите, как тариф считает «пользователя». Иногда роль «только просмотр» стоит как полноценное рабочее место.

Чем дольше внедряют CRM, тем меньше шансов, что ею будут пользоваться. Звучит как парадокс, но механика простая.

Типичная история. Компания нанимает подрядчика, и три месяца он настраивает воронку на четырнадцать этапов, двадцать три поля в карточке, автоматизацию. Запуск. Менеджеры открывают карточку и видят форму, которую заполнять минут десять. Через неделю у каждого рядом с CRM появляется личная таблица «для себя», а в систему данные вносят по пятницам, чтобы директор увидел отчёт. Формально CRM внедрена. Реально ею пользуется один человек, и смотрит он на цифры, набитые по памяти в пятницу вечером.

Причина в том, что процесс придумали до того, как менеджеры с ним поработали. Начинать нужно с простой воронки из четырёх-пяти этапов, которую команда ведёт с первого дня, а усложнять, когда люди сами упрутся в ограничения. В «Воронке», например, стартовать можно за 10–15 минут. Это сделано намеренно: работать начинают раньше, чем остынет решение «давайте наконец наведём порядок».

Размер нужной CRM определяется не размером компании, а количеством решений, которые нужно принимать по сделкам. Компании на пятьдесят человек с одним типом продаж хватит простой системы. Команде из пяти человек с длинным циклом, несколькими каналами и договорами может понадобиться больше.

Есть пять вопросов, на которые стоит ответить письменно, до того как открывать сайты с тарифами:

• Что менеджер должен знать о клиенте в момент, когда берёт трубку?

• Что руководитель хочет увидеть в понедельник утром, никого не спрашивая?

• По каким двум-трём показателям вы поймёте, что продажи идут плохо?

• Без каких интеграций работа встанет, а без каких можно прожить?

• Сколько людей будут вносить данные каждый день?

Если ответы уложились в карточку клиента с историей общения, задачи с напоминаниями, воронку и отчёт по причинам отказов, корпоративный тариф вам не нужен. Малому бизнесу редко нужна большая CRM. Ему нужен порядок, а порядок от количества функций не зависит.

Пробный период проверяет не интерфейс, а привычку. Красиво не значит, что будут пользоваться.

Разговор, знакомый многим руководителям:

• —

  Ну как тебе новая CRM?

• —

  Нормально, аккуратная.

• —

  Заведи вчерашнюю заявку и поставь следующий шаг.

• —

  Сейчас… А где источник обращения? И как назначить задачу на четверг?

Если менеджер не может внести реальную сделку за минуту без подсказок, в рабочий день он делать этого не будет. Поэтому тест лучше провести так:

• 1.

  Возьмите три живые сделки, а не демо-данные.

• 2.

  Отдайте систему самому скептичному менеджеру, без инструкции.

• 3.

  Через неделю откройте карточку старой сделки. Если за десять секунд не понятно, что происходило последний месяц, проблема уже не в клиенте, а в том, как ведётся CRM.

• 4.

  Выгрузите всю клиентскую базу в таблицу.

Всё сказанное выше не призыв искать самое дешёвое. Цену CRM стоит сравнивать не с тарифом конкурента, а со стоимостью одной потерянной сделки.

Условный расчёт. Средний чек 80 000 ₽, лицензия 1 000 ₽ в месяц. Одна сделка, зависшая потому, что ответственный ушёл в отпуск без передачи дел, равна почти семи годам такой лицензии. На этом фоне разница между тарифами в 300 рублей на человека — погрешность.

Но работает этот расчёт только в одном случае: когда система действительно не даёт сделкам зависать. Хорошая CRM не делает менеджера умнее. Она делает заметным момент, когда у сделки исчез следующий шаг. Поэтому CRM, которой пользуются, всегда дешевле CRM, в которой не работают, какой бы ни была разница в тарифе.

Подписку можно отменить. Время команды, привычку вести сделки в личных таблицах и полгода, за которые порядок так и не появился, вернуть нельзя. Поэтому выбирать CRM разумнее так, как берут человека в отдел: не по резюме, а по испытательному сроку.

Резюме — это страница с тарифами. Испытательный срок — это ваши живые сделки и самый скептичный менеджер. Если система выдержала неделю, цена перестаёт быть главным вопросом. Если нет, она не была дешёвой ни по какому тарифу.

НАЧНИТЕ РАБОТАТЬ В ВОРОНКЕ УЖЕ СЕЙЧАС

Начните работать с клиентами, заявками и сделками сразу, без долгой настройки и обучения команды.

Попробовать бесплатно